Tárgyalók, kollaborációs terek

A tárgyalók, kollaborációs terek a modern vállalatok információs csomópontjai. Itt gyűlnek össze a projekt csapatok, vagy találkoznak a cég képviselői az ügyfelekkel. Ezen terek célja, hogy bár fel legyenek szerelve a legmodernebb elérhető megoldásokkal, a technológia alárendelt szerepet töltsön be, csupán a rendkívül hatékony információáramlást szolgálja, az eszközök használata értelemszerű legyen, beüzemelésük ne vegyen el értékes időt a megbeszélésből, a terem méreteihez képest a kihasználhatóság optimális legyen és lehetőleg minél alacsonyabb legyen az energia fogyasztása.

A tárgyalók A/V technológiájának alapvető része, hogy a résztvevők képesek legyenek számítógépüket a teremben lévő megjelenítőre csatlakoztatni. Ezek a csatlakozók tipikusan asztalba süllyesztett, audió, videó, LAN, 230V csatlakozást biztosítanak. Fontos, hogy amennyiben nem használják őket, esztétikusan az asztal lapjába simuljanak, a kábeleket magukba fogadják. Az asztal méretétől függően kell kialakítani számukat, hogy mindenki számára könnyen elérhetők legyenek.

A tárgyalókban gyakori igény, hogy távolról videokonferencián keresztül, vagy más kollaborációs megoldásban távoli résztvevők is csatlakozni tudjanak, lehessen látni őket, hallani a hangjukat, egymással meg tudjanak osztani digitális tartalmakat. A videokonferencia rendszer szerves része a tárgyalóban zajló munkának, ezért professzionális integrációja fontos feladat, amelybe beletartozik a visszhangmentes szoba kialakítása, a mikrofonok megfelelő elhelyezése, a résztvevők megfelelő megvilágítása és a konferencia létrehozásának, menedzselésének laikusok számára is jól érthető, ergonomikus megvalósítás.

A megjelenítés technika régebben leginkább projektorokat jelentett, manapság tárgyalókban inkább nagyméretű, nagy fényerejű, vékonykávájú, professzionális monitorokat alkalmazunk. Videokonferenciás csatlakozás esetén szükség van két monitorra (résztvevő(k)/tartalom), a második monitort vagy az első mellé, vagy az asztalból kiemelkedő verzióban tudjuk megvalósítani. Ez utóbbi különösen javasolt olyan méretű tárgyalótermekben, ahol a tartalmat (pl. Excel fájl) távolról rosszul lehet látni.

 

A hangosítás sokszor marginális feladatnak tűnik, azonban a mind a videokonferenciához, mind a multimédia tartalmak lejátszásához elengedetlenül szükséges. Egy videokonferencia élvezeti szintjéhez sokkal fontosabb a jó minőségű hang, mint a kép. Ennek érdekében az optimálisan elhelyezett hangszórókon kívül főleg kisebb szobákban fontosak a visszhang elnyelő térelemek.

A csatlakozók és a megjelenítők közötti kapcsolat, de gyakorlatilag a tárgyalóban elérhető összes funkció vezérlését általában érintőképernyős panellel oldjuk meg. Ezzel szabályozhatjuk a világítást, az árnyékolást, ki-, be kapcsolhatunk eszközöket, de leginkább összetett funkciókat valósítunk meg egy-egy érintéssel. Például egy videó kapcsolatot kezdeményezünk, ami automatikusan felépíti a kapcsolatot, bekapcsolja a kijelzőket, leereszti a redőnyt és bekapcsolja a megfelelő világítást.

A tárgyalók kialakításánál elengedhetetlen a teret optimálisan kihasználó, formailag a monitorok láthatóságát segítő, esztétikus, esetenként látványos, egyedi kialakítású tárgyaló asztalok és egyéb belsőépítészeti megoldások, mennyezet, falburkolatok kialakítása. Ezek magukba foglalják, és egyben elrejtik a technológiát, esztétikus kábelmentes környezetet biztosítva. A tárgyalók funkcionalitását segíthetik olyan célszerű kiegészítők, mint a dokumentum kamerák, interaktív táblák, whiteboard-ok.