Az irodák újranyitása összetett feladat, hiszen az elmúlt több mint egy évben rengeteg változás történt a munka világában. A hibrid, vagyis irodai és otthoni munkavégzés tartósan beépült a mindennapokba, ezért az irodatereket is ehhez a megváltozott felhasználáshoz kell igazítani. Most lássuk a Streamnet Zrt. listáját a 10+1 hibáról, amit ne kövessen el hibrid iroda tervezésénél!
Egyre több vállalat vezetője tapasztalhatja, hogy az irodai tárgyalók és kollaborációs terek fejlesztése nélkül a hibrid munkavégzés nem megvalósítható. A pandémia előtt jól működő irodaterek az új felhasználói igényeket már nem tudják kiszolgálni. Hogyan lehet felkészülni a megváltozott körülményekre és milyen hibákat érdemes elkerülni a hibrid iroda kollaborációs tereinek kialakításánál?
Íme a listánk a 10+1 hibáról, amit ne kövessen el hibrid iroda tervezésénél:
1. Szervezeten belüli együttműködési szokások felmérése elmarad A tervezés első és legfontosabb lépése, hogy tiszta képet kapjunk a vállalaton belüli együttműködés szokásairól, sajátosságairól és a meglévő rendszerek használatáról. Hogyan dolgoznak most a kollégák és mi segítené őket a még hatékonyabb munkavégzésben?
2. A hálózati feltételek hiányoznak Gyakran előfordul, hogy a meglévő hálózatot a korábbi forgalomhoz tervezték, ami már nem tudja a megnövekedett adatforgalmat kiszolgálni.
3. Nem megfelelő videokonferencia platform használata Vannak lakossági és vannak üzleti ügyfelek számára készült platformok, amik a különböző felhasználási igények miatt eltérő funkciókkal és biztonsági követelményekkel rendelkeznek. A legelterjedtebb videokonferencia platformok a Microsoft Teams és a Cisco Webex, amik a leginkább megfelelnek a vállalaton belüli kapcsolattartás és csoportmunka támogatásnak.
4. Irodatér fizikai adottságait nem veszik figyelembe A tárgyaló termek, kollaborációs terek kialakításánál az áramforrás megléte csak egy szempont a sok közül. A tér fizikai adottságainak - akusztikájának és fényviszonyának – figyelembevételével kialakított helyiségek sokkal jobb minőségű kép- és hangátvitelre képesek a videokonferencia hívásokban, javítva ezzel az együttműködést.
5. Professzionális eszközök hiánya A hirtelen jelentkező igények miatt gyakran előfordul, hogy a vállalatok lakossági felhasználásra szánt termékekkel - kamerával, mikrofonnal, kijelzőkkel vagy tv-vel - próbálják helyettesíteni a professzionális videokonferencia eszközöket. Ezek azonban nem tudnak minden elvárt funkciót biztosítani, a megnövekedett üzemidő miatt ezen termékek esetében pedig rövidebb élettartammal kell számolni.
6. Házon belüli megoldások alkalmazása A professzionális eszközök kiválasztása, beállítása, összehangolása szakértelmet igényel, ezért érdemes szakemberre bízni a tervezést és kivitelezést. A nem megfelelően kialakított rendszer akadozik, nem hatékony és végső soron nem segíti a vállalati együttműködést.
7. Tartalommegosztás nem megoldott A közös munka akkor a leghatékonyabb, ha a megbeszélésen részt vevők nemcsak láthatják, de akár szerkeszthetik is egymás tartalmait. Ezeken kívül a digitális whiteboard-ok, dokumentum kamerák használata is egyre elterjedtebb, amik új szintre emelik az együttműködést. Ezek azok a funkciók, amik professzionális eszközök nélkül nem, vagy csak nehezen lennének megvalósíthatók.
8. Nem felhasználóbarát végeredmény A korábbi pontokban említett tervezési vagy megvalósítási okok miatt a tárgyalóban üzembe helyezett rendszerek használata nehézkes lehet, hiányozhatnak olyan funkciók, amik a kollégák munkavégzését segítenék, ezért értékes perceket töltenek azzal, hogy maguk oldják meg ezeket a hiányosságokat.
9. Adatbiztonsági szempontok nem érvényesülnek Vállalaton belüli érzékeny adatok megosztása, közvetítése a megfelelő biztonsági követelményekkel rendelkező videokonferencia platformokkal és a professzionális eszközökkel biztosítható a legjobban.
10. Üzembiztonság nem megoldott A tárgyalókba telepített videokonferencia rendszerek a munkavégzés alapvető eszközévé válnak, ezért annak érdekében, hogy esetleges meghibásodásuk ne okozzon fennakadást a napi működésben, a telepített rendszerekhez érdemes felügyeleti szolgáltatásokat igénybe venni: igény szerinti helyszíni jelenlétet, meghibásodás esetén csereszközt, szintidőn belüli hibaelhárítást, tervezett karbantartást és frissítéseket.
+1 Dolgozók bevonása elmarad Minden vállalati szinten bevezetett újdonság, legyen az egy új munkamódszer vagy szoftver, sikere azon is múlik, hogy azok a kollégák, akik naponta használják mennyire könnyen tudják beépíteni a rutinjukba, ezért érdemes a bevonásukra, oktatásukra időt és energiát fordítani.
Cégünk piacvezető vállalkozásként komoly erőforrásokat fordít arra, hogy irodatereiket újragondoló ügyfelei számára megossza saját tapasztalatait, a szakmai legjobb gyakorlatait és a legmodernebb kollaborációs technológiai lehetőségeket.