A pandémia soha nem látott ütemben kényszerítette ki a home office-t és a digitális kollaborációs eszközök használatát, ezzel mindörökre megváltoztatva munkahelyünket, az irodát.
Számos cég irodabérleti stratégiájában ma már reális opció, hogy a munkavállalók számának csupán kisebb részére alakítsák ki a megosztott íróasztalokat (shared desk), ugyanakkor megnövelik a kollaborációs terek számát, amelyek az eddigi hagyományos tárgyalók helyett mind méretük, mind szolgáltatási szintjükben nagyobb változatosságot igényelnek. A lokálisan dolgozók mellett a távoli felhasználókat is a munkafolyamatok integráns részének tekintő, rugalmas, innovatív munkát támogató munkahelyeket nevezzük hibrid irodáknak.
A hibrid iroda működésének kulcsa a digitális kollaborációs eszközök hatékony használata. A legfontosabb követelmény, hogy a folyamatok, projektek résztvevőinek azonos felhasználói élményt kell biztosítani, függetlenül attól, hogy az adott pillanatban az irodában, otthon, vagy esetleg mozgásban vannak. A technológia lehetőségeit integrálni kell a felhasználók igényeivel. Az irodai terek tekintetében ez azt jelenti, hogy biztosítanunk kell egységes kialakítású, egyszerűen használható, azaz okosan automatizált tárgyalókat, irodatereket, amelyekben alapvető szolgáltatás a videokonferencia, a lokális tartalom megosztása bármilyen, akár analóg eszközről, a jól látható kép és a kristálytiszta hang.
A hibrid iroda kialakításánál azt szoktuk tanácsolni ügyfeleinknek, hogy a mérjék fel a felhasználóik szokásait, milyen gyakran, hány szereplős megbeszéléseket tartanak, milyen lokális erőforrásokra, szolgáltatásokra van igényük. Mivel jelenleg óriási változások zajlanak az irodai működés tekintetében, a „megszokott” igényeket érdemes kombinálni az iparági trendekkel, legjobb gyakorlatokkal, szakértői jóslatokkal. Az így kialakított, előrevetített igények, szokások alapján megbecsülhető a szükséges tárgyalók száma és kapacitása, felszereltsége.
A tárgyalók technológiai kialakításánál érdemes végig elemezni a lehetséges megbeszélések minden mozzanatát a foglalástól kezdve, a helyiségben való megjelenésen és a technológia beélesítésén, valamint a konkrét tanácskozáson keresztül egészen a befejezésig, a helyiség elhagyásáig. A modern technológia az elejétől a végéig támogatja a felhasználót egyszerű automatizmusokkal, ilyenek az online meeting létrehozása a naptár foglalásban, a terembe való belépés észlelése, eszközök bekapcsolása, a képernyőn megjelenő üdvözlés, csatlakozási lehetőségek, de a megbeszélés végének diszkrét jelzése is. Fontos jellemzője a megfelelően kiválasztott megoldásoknak a változások egyszerű menedzselése, például a telefonon megkezdett hívás átirányítása a terem eszközére, vagy új részvevők behívása. Nem triviális megoldás a résztvevők láthatósága a távoli oldalról, amit megfelelően kiválasztott bútorral és a kamera intelligens vezérlésével lehet biztosítani. Kritikus a helységek bemikrofonozása, különösen az akusztikailag tökéletlen, például üvegfalú tárgyalókban.
A hibrid iroda kialakítása sokak számára a jövő feladata, a technológia azonban már a jelenben is rendelkezésre áll, akik gyorsabban kezdik alkalmazni, költségben, hatékonyságban versenyelőnyhöz jutnak versenytársaikkal szemben.